Dalībnieku saraksts

Dalībnieku saraksts

Piekļuves ceļš

Projekts → Dalībnieku saraksts

Sadaļa "Dalībnieku saraksts" tiek attēlota tikai, ja virsprojekta līmenī, sadaļā "Pamatdati" ir atzīmēts izvēles lauks "Paredzēta informācijas par ESF dalībniekiem uzkrāšana". Atverot sadaļu "Dalībnieku saraksts", tiek attēlota dalībnieku sarakstu pārskata tabula.

Dalībnieku sarakstu tabula

Tabula sastāv no šādām kolonnām:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Nr. p. k.	sistēma automātiski piešķir ieraksta numuru pēc kārtas. Ja iepriekš iesniegtais ieraksts ir statusā Noraidīts vai Atsaukts, tad, izveidojot jaunu ierakstu, tiek piešķirts tāds pats Nr.p.k. kā Noraidītajam/ Atsauktajam ierakstam
Iesniegšanas datums	attēlo iesniegšanas datumu. Datumu attēlo tad, kad a) no e-vides Dalībnieku saraksts ir iesniegts vai b) kad iekšējā vidē šis datums ir ievadīts Dalībnieku sarakstā
Statuss	attēlo pašreizējo dalībnieku saraksta statusu: Sagatavošanā, Izskatīšanā, Pieprasīta papildus informācija, Pieprasīta izlases dokumentācija, Darbinieka apstiprināts, Virskontroles apstiprināts, CFLA apstiprināts, Noraidīts, Atsaukts vai Apturēts.

Var izdzēst Dalībnieku sarakstu, ja tas atrodas statusā Sagatavošanā.

Nevar izveidot jaunu Dalībnieku sarakstu tad, ja viens jau ir statusā Sagatavošanā.

Virs tabulas tiek attēlota poga <Pievienot>. Nospiežot pogu, tiek atvērta forma jauna dalībnieku saraksta ievadei.

Lai atvērtu Dalībnieku sarakstu no Dalībnieku tabulas nepieciešams izpildīt peles kreisā taustiņa dubultklikšķi uz attiecīgā ieraksta. Dalībnieku forma sastāv no lapām – Pamatdati, Dalībnieki un Pielikumi.

Dalībnieku tabulas informatīvajā joslā tiek attēlota poga <Iesniegt>:

• no 1. janvāra līdz 31. martam (ieskaitot);
• kad Dalībnieku tabula ir statusā Pieprasīta papildus informācija vai Pieprasīta izlases dokumentācija;
• kad eksistē noslēguma MP, kas ir statusā Sagatavošanā vai Izskatīšanā, vai Pieprasīta papildus informācija, vai Pieprasīta izlases dokumentācija.

Dalībnieku tabulas informatīvajā joslā tiek attēlota poga <Atsaukt>, ja dalībnieku tabula atrodas statusā Izskatīšanā, lietotājam to ir iespējams atsaukt nospiežot pogu <Atsaukt>, kas atrodas informatīvās joslas labajā pusē.

Atverot Dalībnieku sarakstu, tiek attēlota Pamatdatu lapa.

Dalībnieku saraksta pamatdatu lapa

Pamatdatu lapa satur sekojošus laukus:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Nr. p. k.	lauks aizpildās automātiski, tas nav labojams
Pārskata gads	izkrītošā saraksta lauks ar vērtībām no 2018 līdz 2023, aizpildāms obligāti
Līguma grozījumu numurs	izkrītošā saraksta lauks, kurā ir pieejami pašreizējie līguma grozījumi, kā arī līguma grozījumi, kuri ir vismaz statusā Iesniegts un to spēkā no datums ir mazāks par dalībnieku saraksta iesniegšanas datumu vai, ja līguma grozījumu "spēkā no" datums nav aizpildīts. Ja izvēlas līguma grozījumus, kura statuss ir "Iesniegts", tad tiek attēlots brīdinājuma ziņojums: "Ja nomaina līguma grozījumus, tad atpakaļ nomainīt tos vairs nebūs iespējams!". Pēc līguma grozījumu numura izvēles un datu saglabāšanas, dalībnieku saraksta dati tiek pārsaistīti pie atbilstošajiem līguma grozījumiem

Dalībnieku lapā tiek attēlota tabula ar informāciju par projekta dalībniekiem.

Dalībnieku tabula

Formā ir attēlota tabula ar šādām kolonnām:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Nr. p. k.	dalībnieka ieraksta kārtas numurs sarakstā, aiz Nr. p. k. iekavās tiek attēlots Dalībnieku saraksta Nr., ja dalībnieks tika pievienots iepriekšējā Dalībnieku sarakstā
0.1. Dalībnieka vārds, uzvārds	no sadaļas "Dalībnieku saraksts" automātiski aizpildīts lauks, kas satur dalībnieka vārdu un uzvārdu;
0.2. Dalībnieka personas kods	no sadaļas "Dalībnieku saraksts" automātiski aizpildīts lauks, kas satur dalībnieka personas kodu;
1.1. Projekta darbības nosaukums atbilstoši projekta iesnieguma 1.5. sadaļai	no sadaļas "Dalībnieku saraksts" automātiski aizpildīts lauks, kas satur projekta darbības nosaukumu, uz kuru pasākums attiecas;
1.2. Semināra/ apmācības/ konsultācijas/ cita pasākuma (darbības) nosaukums	no sadaļas "Dalībnieku saraksts" automātiski aizpildīts lauks, kas satur pasākuma nosaukumu;
1.3. Semināra/ apmācības/ konsultācijas/ cita pasākuma (darbības) sākuma datums	no sadaļas "Dalībnieku saraksts" automātiski aizpildīts lauks, kas satur datumu, kad pasākumam ir noteikts sākums;
1.4. Semināra/ apmācības/ konsultācijas/ cita pasākuma (darbības) beigu datums	no sadaļas "Dalībnieku saraksts" automātiski aizpildīts lauks, kas satur datumu, kad pasākums ir beidzies;
Ieraksta statuss	tiek attēlots attiecīgo dalībnieku statuss šajā dalībnieku sarakstā: kolonna nav aizpildīta – dalībnieks ir pievienots iepriekšējā dalībnieku sarakstā; Jauns – dalībnieks ir pievienots šajā dalībnieku sarakstā vai ir pievienots iepriekšējā dalībnieku sarakstā, kas pašlaik atrodas statusā Atsaukts vai Noraidīts; Mainīts – dalībnieks ir pievienots iepriekšējā dalībnieku sarakstā, bet šajā dalībnieku sarakstā tā dati ir laboti
Dalībnieka vēsture	katra dalībnieka ieraksta informācija par vēsturiskajām izmaiņām

Dalībnieku tabulas filtrs

Dalībnieku saraksta statusa informatīvajā joslā, papildus tiek attēlota poga <Dalībnieku imports>, kas nodrošina lietotājam iespēju augšupielādēt dalībnieku datus no MS Excel faila. Nospiežot pogu <Dalībnieku imports>, ir jānorāda atbilstošais datu fails, kurā esošos datus ir nepieciešams augšupielādēt.

Palīgs dalībnieku sarakstu aizpildīšanai:

• Dalībnieku ielādes paraugs - veidlapa datu aizpildīšanai un augšupielādei

• Dalībnieku ielādes paraugs ar skaidrojumiem - veidlapa ar skaidrojumiem

Biežākās kļūdas:

• Zem dalībnieku ierakstiem nav atstāta tukša rinda. Jābūt tukšai rindai starp pēdējo dalībnieku un zem tabulas esošajām piezīmēm.
• 1.1. datu laukā norādītais darbības nosaukums nav identisks kā projekta iesnieguma 1.5. sadaļā - jābūt tieši tādam pašam (nevar būt apakšdarbību nosaukumi, jābūt kādam no virsdarbību nosaukumiem).
• Adreses pieraksts nav pareizs, piemēram, norādīta Alsunga, nevis Alsungas novads (0.5., 0.6. un 0.9. laukos jānorāda republikas pilsētas vai novadi).
• Darbības sākuma vai beigu datums ir, piemēram, kā 1017.02.03, nevis 2017.02.03; vai arī ir nav visu ciparu - 8.03.2017. (nevis 08.03.2017.).

Ja ar līguma grozījumiem ir mainītas projekta darbības, kā rezultātā iepriekš iesniegtajiem dalībniekiem tā datos laukā 1.1. Projekta darbības nosaukums atbilstoši projekta iesnieguma 1.5. sadaļai tiek attēlota šobrīd neaktuāla projekta darbība un sistēma uzrāda kļūdu dalībnieka datos, tad lietotājam ir iespējams masveidā atkārtoti importēt šo dalībnieku datus ar aktuālo projekta darbības vērtību.

Virs dalībnieku tabulas tiek attēlotas trīs pogas – <Atvērt>, <Pievienot>, <Dzēst> un <Kopēt>:

• Iezīmējot vienu ierakstu tabulā un nospiežot pogu <Atvērt>, tiek atvērta forma ar attiecīgā pasākuma dalībnieka informāciju.
• Nospiežot pogu <Pievienot>, tiek atvērta forma jauna projekta pasākuma dalībnieka pievienošanai.
• Iezīmējot vienu ierakstu tabulā un nospiežot pogu <Dzēst>, attiecīgais dalībnieks tiek dzēsts. Dalībnieka ierakstu ir atļauts dzēst tikai tādā gadījumā, ja tas tika pievienots šajā dalībnieku sarakstā. Iezīmējot vienu ierakstu tabulā un nospiežot pogu <Kopēt>, tiek nokopēts atzīmētais ieraksts.

Virs dalībnieku tabulas filtra ir trīs pogas – <Anonimizēti dati no reģistriem>, <Rādīt tikai aktuālos ierakstus>, <Rādīt visus ierakstus>:

• Nospiežot pogu <Anonimizēti dati no reģistriem>, tiek sagatavots MsExcel dokuments, kas satur visu informāciju par dalībniekiem anonimizētā veidā (dalībnieka personas kods ir aizstāts ar nejauši ģenerētu unikālu ID);
• <Rādīt tikai aktuālos ierakstus> - dalībnieku sarakstā tiek attēloti tikai šajā sarakstā pievienotie dalībnieki;
• <Rādīt visus ierakstus> - dalībnieku sarakstā tiek attēloti dalībnieki no visiem projektā izveidotajiem dalībnieku sarakstiem.

Virs dalībnieku tabulas tiek attēlots ierakstu filtrs, kas pēc noklusējuma ir savērsts.

Lai atlasītu dalībniekus pēc norādītajiem atlases kritērijiem, nepieciešams nospiest pogu <Filtrēt>.

Lai atceltu norādītos atlases kritērijus un atlasītu visus dalībniekus, nepieciešams nospiest pogu <Attīrīt>.

Dalībnieku sarakstā dalībnieku ieraksti tiek uzkrāti kumulatīvi.

Kumulatīvi – tas nozīmē, ka brīdī, kad tiek pievienots jauns Dalībnieku saraksts, tad jaunajā Dalībnieku sarakstā sistēma pati iekopē visus dalībnieku ierakstus no iepriekšējā Dalībnieku saraksta. Tos var redzēt sadaļā “Dalībnieki” zem pogas <Rādīt visus ierakstus> (poga ir ekrāna labajā malā augšpusē). Šajos dalībnieku ierakstos var rediģēt (gan manuāli, gan importējot no Excel) datus tikai atsevišķos datu laukos:

• 1.6. Dalības pārtraukšanas datums – tad, ja datu laukā iepriekš vēl nebija ievadīti dati (t.i., bija ielikts ķeksis, ka “nav datu“),
• 1.7. Iegūtā kvalifikācija (nosaukums) – tad, ja datu laukā iepriekš vēl nebija ievadīti dati (t.i., bija norādīta svītriņa “-“),
• 8.2. Izglītībā/ apmācībā iesaistītie dalībnieki pēc aiziešanas – tad, ja datu laukā iepriekš bija ievadīts “nav norādīts”,
• 8.3. Kvalifikāciju ieguvušie dalībnieki pēc aiziešanas – tad, ja datu laukā iepriekš bija ievadīts “nav norādīts”,
• 9. Piezīmes.

KPVIS e-vidē kumulatīvi uzkrātajos dalībnieku ierakstos citus datu laukus labot nav iespējams. Bet tos var labot KPVIS iekšējā vidē CFLA projektu vadītājs – gan manuāli KPVIS, gan importējot no excel).

NB! Katram Dalībnieka ierakstam datu lauku Personas kods (0.2), Pasākuma nosaukums (1.2) un Sākuma datums (1.3) veidotajai kombinācijai jābūt unikālai. Ja ar excel ielādi mēģinās izmainīt kumulatīvi uzkrātajos dalībnieku ierakstos Personas kodu (0.2) un/ vai Pasākuma nosaukumu (1.2) un/vai Sākuma datumu (1.3), tad sistēma pēc ielādes nevis izmainīs esošo ierakstu datus, bet gan pievienos sistēmā klāt jaunus ierakstus.

Lapā Pielikumi lietotājam tiek attēlota tabula ar iepriekš pievienotiem failiem – augšupielādētiem dokumentiem. Formā lietotājs var pievienot jaunus dokumentus, plašāk dokumentu augšupielāde ir aprakstīta nodaļā Dokumentu failu augšupielāde.

Jauna dalībnieka pievienošana

Lai pievienotu jaunu pasākuma dalībnieku, nepieciešams nospiest pogu <Pievienot>, kas atrodas virs dalībnieku tabulas. Tiks atvērta forma jauna dalībnieka ievadei.

Dalībnieki E12 - pievienošana (attēla pirmā daļa)

Dalībnieki E12 - pievienošana (attēla otrā daļa)

Datu lauki un to aizpilde ir aprakstīta tabulā (jāizpilda tikai tie lauki, kas veidlapā pieejami):

Datu lauks	Apraksts
Nr.p.k.	Automātiski tiek attēlots dalībnieka kārtas numurs sarakstā.
0.1. Dalībnieka vārds, uzvārds	Manuāli aizpildāms ierobežota garuma teksta lauks pasākuma dalībnieka vārda un uzvārda ievadei.
Dalībnieks bez Latvijas personas koda	jāatzīmē, ja dalībnieks ir bez Latvijas personas koda, piemēram, citas valsts pilsoņu gadījumā
0.2. Dalībnieka personas kods	Manuāli aizpildāms ierobežota garuma teksta lauks pasākuma dalībnieka personas koda ievadei Personām līdz 30.06.2017. piešķirtie personas koda pirmie seši cipari norāda uz personas dzimšanas datumu (ddmmgg – datums, mēnesis, gads), bet septītais cipars norāda gadsimtu, kur cipars “0” ir 19.gadsimts (1800-1899), cipars “1” – 20.gadsimts (1900-1999), cipars “2” – 21.gadsimts (2000-2099) . No 01.07.2017. personām, par kurām ziņas tiek iekļautas Iedzīvotāju reģistrā (piemēram, jaundzimušie bērni), tiek piešķirti personas kodi, kas sākas ar cipariem "32"
0.3. Dalībnieka vecums	pilno gadu skaits uz darbības sākuma datumu (skat. lauku 1.3). Ja dalībnieka vecums nav zināms, tad ir jāatzīmē pie šī lauka esošā izvēle <Nav norādīts>
0.4. Dalībnieka dzimums	izvēlnes izkrītošā saraksta lauks, kurā jānorāda pasākuma dalībnieka dzimums. Ja dalībnieka dzimums nav zināms, tad ir jāatzīmē pie šī lauka esošā izvēle <Nav norādīts>
0.5. Deklarētā dzīvesvieta (republikas pilsēta/ novads)	jānorāda dalībnieka dzīvesvietas republikas pislēta vai novads. Ja tas nav zināms, tad ir jāatzīmē pie šī lauka esošā izvēle <Nav norādīts>
0.6. Faktiskās darbības veikšanas vieta (republikas pilsēta/ novads)	Manuāli aizpildāms ierobežota garuma teksta lauks pasākuma faktiskās adreses ievadei, pēc ievadītās frāzes sistēma veic atbilstošās adreses meklēšanu VZD reģistrā. Te jānorāda vieta, kur tiek īstenots pasākums vai apmācības, kurā piedalās dalībnieks. Nav jānorāda konkrēta adrese, tikai republikas pilsēta vai novads Ja tas nav zināms, tad ir jāatzīmē pie šī lauka esošā izvēle <Nav norādīts>
0.7. Uzņēmuma/ institūcijas nosaukums	Manuāli aizpildāms ierobežota garuma teksta lauks uzņēmuma institūcijas nosaukuma ievadei. Ja organizācijas dati tika atrasti pēc laukā 0.8. Uzņēmuma/ institūcijas reģistrācijas Nr. ievadītā reģistrācijas numura, tad šajā laukā automātiski tiek uzrādīts organizācijas nosaukums un tas nav labojams. Šis lauks tiek attēlots visu SAM projektu Dalībnieku sarakstos, bet, ja informācija nav jānorāda, tad, manuāli aizpildot, jāieliek ķeksis pie “nav norādīts”. Ja 2.2.Bezdarbnieki laukā ir "1", tad šajā laukā drīkst būt vērtība "nav norādīts". Ja 2.1.Nodarbinātas personas, to starp pašnodarbinātas personas laukā ir "1", tad šajā laukā nedrīkst būt vērtība <Nav norādīts>. Dalībnieka darba vietu (0.7.-0.9.) var norādīt visos SAM, ne tikai tajos, kur tas obligāti jānorāda.
0.8. Uzņēmuma/ institūcijas reģistrācijas Nr.	manuāli aizpildāms ierobežota garuma teksta lauks uzņēmuma institūcijas reģistrācijas numura ievadei ar iespēju ielasīt datus no ārējiem reģistriem, ja ir ievadīts reģistrācijas numurs ar 11 simboliem (skat. dokumenta Vispārējā daļa nodaļu 2.8 “Organizāciju datu pieprasīšana no ārējiem reģistriem”. Šis lauks tiek attēlots visu SAM projektu Dalībnieku sarakstos, bet, ja informācija nav jānorāda, tad, manuāli aizpildot, jāieliek ķeksis pie “nav norādīts. Ja 2.2.Bezdarbnieki laukā ir "1", tad šajā laukā drīkst būt vērtība "nav norādīts". Ja 2.1.Nodarbinātas personas laukā ir "1", tad šajā laukā nedrīkst būt vērtība <Nav norādīts>.
0.9. Darba vietas faktiskā atrašanās vieta (pilsēta vai pagasts)	manuāli aizpildāms ierobežota garuma teksta lauks uzņēmuma institūcijas darba vietas faktiskās adreses (republikas pilsēta/ novads) ievadei. Šis lauks tiek attēlots visu SAM projektu Dalībnieku sarakstos, bet, ja informācija nav jānorāda, tad, manuāli aizpildot, jāieliek ķeksis pie “nav norādīts”.
0.10.1. Dalībnieka e-pasta adrese (ja pieejama)	manuāli aizpildāms ierobežota garuma teksta lauks pasākuma dalībnieka e-pasta ievadei. Ja dalībnieka e-pasts nav zināms, tad ir jāatzīmē pie šī lauka esošā izvēlē Nav norādīts Dalībnieku kontaktinformācija nepieciešama, lai nodrošinātu Regulā Nr.1304/2013  noteiktās ESF kopējo ilgtermiņa rādītāju uzkrāšanas un ziņošanas prasības (nav FS pienākums ). ESF kopējie ilgtermiņa rādītāji atsevišķos gadījumos paredz sniegt informāciju par dalībnieka situāciju noteiktā laika posmā pēc dalības projektā. Tādejādi, gadījumos, kad attiecīgā rādītāja (piem., dalībnieki labākā darba situācijā 6 mēnešus pēc aiziešanas (dalības ESF pasākumā) rādītāja vērtības) noteikšana nav iespējama, izmantojot datu reģistros pieejamo informāciju, rādītāja vērtības noteikšanai veicama dalībnieku aptauja, izmantojot dalībnieka sniegto kontaktinformāciju.
0.10.2. Dalībnieka tālruņa numurs (ja pieejams)	manuāli aizpildāms ierobežota garuma teksta lauks pasākuma dalībnieka tālruņa numurs. Ja dalībnieka tālruņa numurs nav zināms, tad ir jāatzīmē pie šī lauka esošā izvēlē Nav norādīts
1. Informācija par dalību
1.1. Projekta darbības nosaukums atbilstoši projekta iesnieguma 1.5. sadaļai	jānorāda projekta darbības nosaukums atbilstoši projekta iesnieguma 1.5. sadaļā esošajiem darbību līmeņiem, nenorādot apakšlīmeņus, ja tādi ir izdalīti
1.2. Semināra/ apmācības/ konsultācijas/ cita pasākuma (darbības) nosaukums	Manuāli aizpildāms ierobežota garuma teksta lauks pasākuma (semināra, apmācību, konsultācijas, u.c.) nosaukuma ievadīšanai.
1.3. Semināra/ apmācības/ konsultācijas/ cita pasākuma (darbības) sākuma datums	manuāli aizpildāms datuma lauks pasākuma sākuma datuma norādīšanai. Noteiktais/ paredzētais dalības sākuma datums, kad persona uzsāk dalību. Ja Sākuma datums (1.3. lauks) būs lielāks par Beigu datumu (1.4. lauks) vai Pārtraukšanas datumu (1.6. lauks), tad tiks parādīts kļūdas paziņojums, norādot kurā rindā/-ās ir kļūdas.
1.4. Semināra/ apmācības/ konsultācijas/ cita pasākuma (darbības) beigu datums	manuāli aizpildāms datuma lauks pasākuma beigu datuma norādīšanai. Noteiktais/ paredzētais dalības beigu datums, kad persona pabeidz dalību
1.5. Dalības ilgums (akadēmiskās stundas/ skaits/ mēneši/ dienas)	manuāli aizpildāms ierobežota garuma teksta lauks dalības ilguma ievadīšanai. Jānorāda pasākuma stundas/ skaits/mēneši/dienas, kas paredzētas konkrētajā pasākumā, piem., 3 mēn., 160 st. vai 2 d.
1.6. Dalības pārtraukšanas datums	datums, kad persona pārtrauc dalību pasākumā; Ja persona nav pārtraukusi dalību pirms noteiktā beigu datuma, lūgums ielikt ķeksi pie "nav datu". Par šādu dalībnieku tūlītējo rādītāju datus norāda 4 nedēļu laikā pēc dalības pārtraukšanas. Ja dalībnieks pārtrauca dalību, semināra/apmācības/konsultācijas/cita pasākuma (darbības) beigu datums nav jālabo.
1.7. Iegūtā kvalifikācija (nosaukums)	norādīt iegūto kvalifikāciju, ja tāda tiek iegūta dalības pasākumā rezultātā, piem., „frizieris”, ja pasākuma rezultātā nav iegūta kvalifikācija, t.i., pasākumā nav iespēja iegūt kvalifikāciju, tad norāda “-” Pēc noklusējuma laukā ir ievadīts simbols ‘–’
2. Dalībnieku dalījums pēc statusa darba tirgū (aizpildīt, norādot tikai vienu no variantiem) Nodarbinātības situācija tiek noteikta par statusu, uzsākot dalību pasākumā. Dati par dalībnieka nodarbinātību no NVA reģistra tiek pieprasīti dalībnieku saraksta iesniegšanas brīdī.
2.3. Neaktīvas personas	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0: pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’ - ja dalībnieks nav sniedzis/atteicies sniegt informāciju; 1– ja dalībnieks atbilst šim rādītājam; 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam.
2.3.1. t.sk. izglītībā vai apmācībā neiesaistītas neaktīvas personas	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0: pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam; 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam. Ja šajā laukā tiek izvēlēta vērtība 1, tad automātiski arī laukā "2.3. Neaktīvas personas" tiek uzstādīta vērtība 1. Ja persona ir atzīmēta kā “izglītībā vai apmācībā neiesaistītas neaktīvas personas”, jābūt atzīmei arī 2.3. kolonnā; uz iesaisti izglītībā/ apmācībā, par kurā dalību tiek aizpildīti šie dati, tas neattiecas, t.i., jānorāda statuss līdz dalībai šai izglītībā/ apmācībā
2.4. Atrodas izglītībā vai apmācībās uz dalības uzsākšanas brīdi	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0: pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’ - ja dalībnieks nav sniedzis/atteicies sniegt informāciju;; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam; 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam. Kolonna ir nepieciešama, lai nodrošinātu sākotnējo informāciju ESF kopējo rādītāju saistībā ar dalībnieka izmaiņām izglītībā noteikšanai, t.i., noteiktu, vai dalībnieks ir iesaistīts izglītības / apmācības programmā dalības uzsākšanas brīdī. Veic atzīmi, ja dalībnieks, uzsākot dalību, ir iesaistījies citās mācībās (mūžizglītības vai formālās izglītības programmās) vai apmācībā (ārpus darba apmācībā/ apmācībā darbā, neformālā izglītībā, prof. izglītības programmās), t.sk. apmācības, kurās dalībnieks mācās par personīgajiem līdzekļiem
3. Dalībnieku dalījums pēc sociālās atstumtības riskam pakļautajām grupām
3.1. Migranti, dalībnieki ar ārvalstu izcelsmi, minoritātes	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0: pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’ - ja dalībnieks nav sniedzis/atteicies sniegt informāciju;; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam; 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam. Ar terminu “sociāli atstumta kopiena” ir saprotamas nacionālās minoritātes, kurām varētu būt problēmas iekļauties sabiedrībā. Bezpajumtnieki, cilvēki ar atkarībām no narkotiskām vielām, sektas nepieder pie nacionālām minoritātēm. Bēgļi, personas, kurām atbilstoši Patvēruma likuma regulējumam ir jau piešķirts bēgļa statuss, arī ir atzīmējami šajā sadaļā.
3.1.1. t.sk. romi	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0: pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam; 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam. Ja persona ir atzīmēta kā “romi” , jābūt obligāti arī atzīmei 3.1.kolonnā
3.3. Citas nelabvēlīgā situācijā esošas personas	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0: pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam; 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam. Ja laukā 3.2. Dalībnieki ar invaliditāti, t.sk. tika izvēlēta vērtība ‘0’, tad sistēma automātiski šajā laukā attēlo vērtību ‘0’. Šajā kolonnā norāda arī jauniešus (no 13 līdz 25 gadu vecumam atbilstoši Jaunatnes likumam), kuri nav ieguvuši pamatizglītību; personas, kuras aprūpē mājās apgādībā esošu personu, t.sk. vecāki, kas ir bērna kopšanas atvaļinājumā (mājās aprūpē apgādībā esošu personu), var būt pakļauti sociālās atstumtības riskam. Bērna kopšanas laikā var būt zaudētas darba prasmes, kas rada grūtības atgriezties darba tirgū. Piemēram, ja darba vietā notiek apmācības nodarbinātajiem, tad arī šīm personām ir jāsaņem šīs apmācības, lai varētu konkurēt darba tirgū. Bērna kopšanas atvaļinājums ir personas tiesības, kas nemazina risku, kas saistīts ar iekļaušanos darba tirgū pēc ilgstošas prombūtnes. Savukārt, ja persona, kas aprūpē apgādībā esošu bērnu, nav bijusi nodarbināta vai ir bijusi spiesta dažādu apstākļu dēļ (piemēram, darba devēja spiediena dēļ, grūtības apvienot darba un ģimenes dzīvi, paralēli ir vēl kāda aprūpējamā persona u.c.) aiziet no darba, kļūst par bezdarbnieku.
4. Dalībnieku dalījums pēc izglītības Ja persona ir ieguvusi augstāko izglītību, atzīme ir jāveic 4.3. sadaļā, 4.1. un 4.2. norādot "0"; šajā sadaļā tiek ieskaitītas visas personas, izņemot tās, kas nav pabeigušas pamatskolu (9 klases); jauniešus (no 13 līdz 25 gadu vecumam atbilstoši Jaunatnes likumam), kuri nav ieguvuši pamatizglītību, jāiekļauj 3.3. kolonnā; Akadēmiskā informācijas centra (Latvijas galvenā institūcija, kas sniedz atzinumus par izglītības līmeņiem) mājaslapā ir publicēts informatīvais materiāls (http://www.aic.lv/portal/izglitiba-latvija/izglitibas-sistema) par Latvijas izglītības līmeņu saistību ar ISCED līmeņiem, kas balstīts uz MK noteikumiem Nr.990 - http://likumi.lv/ta/id/184810-noteikumi-par-latvijas-izglitibas-klasifikaciju.
4.1. Ar pamatskolas izglītību (ISCED 1.līmenis) vai zemākā līmeņa vidējo izglītību (ISCED 2.līmenis)	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0:  pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’ - ja dalībnieks ir atteicies sniegt/ nav sniedzis informāciju; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam (iegūta vispārējā pamatizglītība, profesionālā pamatizglītība vai arodizglītība); 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam.
4.2. Ar vidējo izglītību (ISCED 3.līmenis) vai pēcvidējo izglītību (ISCED 4.līmenis)	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0:  pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’ - ja dalībnieks ir atteicies sniegt/ nav sniedzis informāciju; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam (iegūta vispārējā vidējā izglītība, profesionālā vidējā izglītība, kā arī pēc vidējās izglītības iegūta profesionālā vidējā vai arodizglītība, vai pēc profesionālās vidējās izglītības iegūta arodizglītība); 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam.
4.3. Ar augstāko izglītību (ISCED 5.līmenis līdz 8.līmenis)	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – ‘nav norādīts’, ‘1’, ‘0’:  pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’; 1– ja dalībnieks atbilst šim rādītājam (jebkura veida augstākā izglītība: akadēmiskā vai profesionālā bakalaura izglītība, koledžas izglītība, profesionālā augstākā izglītība, akadēmiskā vai profesionālā maģistra izglītība, doktora grāda izglītība); 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam.
5. Dalībnieku dalījums pēc mājsaimniecībām bija aizpildāma līdz 29.03.2019.
5. Bezpajumtnieki vai mājokli zaudējušas personas	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0: pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’ - ja dalībnieks ir atteicies sniegt/ nav sniedzis informāciju; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam (t.sk. patvēruma meklētāji, t.i., personas, kas uzturas patvēruma meklētāju uzturēšanas centros un  kuriem nav piešķirts bēgļa statuss); 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam.
6. Personas no lauku apvidiem	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0: pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’ - ja dalībnieks ir atteicies sniegt/ nav sniedzis informāciju; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam; 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam.
7. Persona atteikusies sniegt informāciju vai sniegus to daļēji	Izvēles lauks manuālai atzīmes veikšanai. Veic atzīmi "X", ja persona ir atteikusies sniegt informāciju vai sniegusi to daļēji par obligāti aizpildāmajiem laukiem: • Vecums (0.3) • Dzimums (0.4) • Dalījums pēc statusa darba tirgū (2) • Dalījums pēc izglītības (4) Sadaļā “Piezīmes” norāda sadaļas, par kurām persona atteikusies sniegt informāciju. Persona (dalībnieks) norāda, ka nevēlas sniegt informāciju par konkrētu sadaļu, apliecinot to ar parakstu. Ja informācija par datiem sniegta pilnīga (t.i., dalībnieks nav atteicies sniegt datus), tad norāda "-", jo tukšus laukus atstāt nevar.
8. Tūlītējie rādītāji (dati par dalībnieku mēnesi pēc dalības pabeigšanas) Finansējuma saņēmējam informācija par tūlītējiem rezultāta rādītājiem ir jāievāc 4 nedēļu laikā pēc dalības pasākumā. “Četru nedēļu laikā” nozīmē, ka informācija var tikt ievākta uzreiz dalības pēdējā dienā, bet ne vēlāk kā 4 nedēļas pēc dalības. Kā galvenais instruments informācijas apkopošanai izmantojamas dalībnieku aptaujas. Lai nodrošinātu maksimāli efektīvu datu apkopošanu, aptaujas tūlītējo rezultātu apkopošanai jāveic uzreiz pēc dalības (piemēram, pēdējā nodarbībā). Ja kādu iemeslu dēļ dalībnieks uz pēdējo nodarbību nav ieradies, tad informācija iegūstama, izmantojot kontaktinformāciju, kura tiek apkopota uz dalības uzsākšanas brīdi (telefona intervijas, elektroniskā aptauja uz elektronisko pastu)
8.2. Izglītībā/ apmācībā iesaistītie dalībnieki pēc aiziešanas	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0:  pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’ - ja dalībnieks ir atteicies sniegt/ nav sniedzis informāciju;; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam; 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam.
8.3. Kvalifikāciju ieguvušie dalībnieki pēc aiziešanas	Izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – nav norādīts, 1, 0: pēc noklusējuma ir izvēlēta vērtība ‘nav norādīts’ - ja dalībnieks ir atteicies sniegt/ nav sniedzis informāciju;; 1 – ja dalībnieks atbilst šim rādītājam; 0 – ja dalībnieks neatbilst šim rādītājam. Šajā kolonnā norāda ESF atbalstu saņēmušās personas (dalībniekus), kas ieguvušas kvalifikāciju, piedaloties konkrētajā pasākumā.
8.5. Nelabvēlīgā situācijā esoši dalībnieki, kas pēc aiziešanas sākuši darba meklējumus, iesaistījušies izglītībā/apmācībā, kvalifikācijas ieguvē, nodarbinātībā, tostarp pašnodarbinātie	aizpildīšanas algoritmā tiek ņemti vērā dati, kas norādīti: 3. sadaļā (Dalībnieku sadalījums pēc sociālās atstumtības riskam pakļautajām grupām), 5. sadaļā (Dalībnieku dalījums pēc mājsaimniecībām) un 8. sadaļā (tūlītējie rezultāta rādītāji) datu laukos 8.2-8.3. ja 3. sadaļas datu laukos un 5. datu laukā ir norādīts “0”, bet kādā no 8.2-8.3 datu laukiem būs “nav norādīts”, tad 8.5 datu laukā sistēma automātiski ieliks “0”, nevis “nav norādīts"
8.6. Informāciju nav iespējams iegūt (iemeslu norādīt laukā “Piezīmes”)	Izvēles lauks manuālai atzīmes veikšanai. Atzīmēt ar X, ja 8.3.-8.5.kolonnas informāciju par personu nav iespējams iegūt četru nedēļu laikā pēc pabeigšanas (iemeslu norādot kolonnā “Piezīmes”)
9. Piezīmes	Ierobežota garuma teksta lauks piezīmju ievadīšanai. Norāda iemeslu kāpēc informāciju nav iespējams iegūt, ja attiecināms; Norādīt sadaļas par kurām persona atteikusies sniegt informāciju, ja veikta atzīme kolonnā (7); Ja dalība pārtraukta, norādīt vai attaisnotu/neattaisnotu iemeslu dēļ; Citu informāciju pēc nepieciešamības
Veiktās darbības	katra dalībnieka ieraksta ikona par vēsturiskajām izmaiņām

Pie dalībnieka informācijas ievades ir jāņem vērā šādi nosacījumi:

•  vienlaicīgi dalībniekam var norādīt atbilstību (vērtību ‘1’) tikai vienam no sadaļā "4. Dalībnieku dalījums pēc izglītības" esošajiem rādītājiem, piemēram, ja laukā "4.1. Ar pamatskolas izglītību (ISCED 1.līmenis) vai zemākā līmeņa vidējo izglītību (ISCED 2.līmenis)" ir izvēlēta vērtība 1 un pēc tam arī kādā no abiem pārējiem laukiem tiek norādīta vērtība ‘1’, tad 4.1.laukā izvēlētā vērtība ‘1’ tiks aizstāta ar vērtību "0".
•  Dalībnieka ierakstam datu lauku 0.2., 1.2. un 1.3. veidotā kombinācija nedrīkst sakrist ar kādu citu jau sistēmā esošu ierakstu.

Obligātās prasības dalībnieku datu ievadīšanai, lai informāciju par dalībnieku varētu ziņot EK:

Obligāti aizpildāmās sadaļas	Obligāti aizpildāmo sadaļu atrašanās   vieta Dalībnieku sarakstā	Obligāti aizpildāmo sadaļu atrašanās   vieta Dalībnieku sarakstā
Dalībnieka vecums	Pamatinformācija par dalībnieku	“1” – ja attiecas;
Dalībnieka dzimums	Pamatinformācija par dalībnieku	“0” – ja neattiecas;   “nav norādīts” – ja dalībnieks ir atteicies sniegt/nav sniedzis informāciju
Dalībnieku dalījums pēc statusa darba tirgū	2.sadaļa	“0” – ja neattiecas;   “nav norādīts” – ja dalībnieks ir atteicies sniegt/nav sniedzis informāciju
Dalībnieku dalījums pēc izglītības	4.sadaļa	“0” – ja neattiecas;   “nav norādīts” – ja dalībnieks ir atteicies sniegt/nav sniedzis informāciju

Pie dalībnieka datu saglabāšanas sistēmā tiek veiktas šādas pārbaudes, kuras neievērojot dalībnieka dati netiks saglabāti.

• Ja par dalībnieku sistēmā nav ievadīts viņa vecums, dzimums, vai arī nav zināms viņa statuss darba tirgū (2. sadaļas informācija), izglītības līmenis (4. sadaļa), tad ir nepieciešams atzīmēt izvēles lauku "7. Persona atteikusies sniegt informāciju vai sniegusi to daļēji" un ir jāievada paskaidrojums par to laukā "9. Piezīmes". Ja šī izvēles lauks nav atzīmēta un piezīmes nav ievadītas, tad sistēma par to izdod kļūdas paziņojumu, bet dalībnieka dati tiek saglabāti.

• Ja par dalībnieku sistēmā nav ievadīta informācija par tūlītējiem rādītājiem (8.sadaļas lauki 8.3. – 8.5. satur vērtību ‘nav norādīts’), tad ir nepieciešams atzīmēt izvēles lauku "8.6. Informāciju nav iespējams iegūt (iemeslu norādīt laukā “Piezīmes”)" un ir jāievada paskaidrojums par to laukā "9. Piezīmes". Ja šis izvēles lauks nav atzīmēts un piezīmes nav ievadītas, tad sistēma par to izdod kļūdas paziņojumu, bet dalībnieka dati tiek saglabāti.
• Ja 8.sadaļā tiek atzīmēta izvēles lauks "8.6. Informāciju nav iespējams iegūt (iemeslu norādīt laukā “Piezīmes”)", bet laukos 8.3. – 8.5. ir izvēlēta vērtība ‘1’ vai ‘0’, tad tiek izdots paziņojums, ka šādā gadījumā kādā no laukiem 8.3. – 8.5. būtu jānorāda vērtība ‘nav norādīts’, bet, neskatoties uz šo kļūdas paziņojumu, dalībnieka dati tiek saglabāti.

Automātiskie e-pasti

Sistēma lietotājiem nosūta automātiski sagatavotu e-pastu, ja Dalībnieku saraksts ir:

• Apstiprināts;
• Noraidīts;
• Pieprasīta izlases dokumentācija;
• Pieprasīta papildu informācija.

Automātiskie e-pasti tiek nosūtīti lietotāji, kuriem ir piešķirtas A tiesības (Apstiprināt un iesniegt) un L tiesības (pievienot un labot), kā arī personai, kura projektā norādīta kā Kontaktpersona.