KPVIS Lietošanas noteikumi

<ATGRIEZTIES UZ SATURA RĀDĪTĀJU

v8.0.

Centrālās finanšu un līgumu aģentūras

KOHĒZIJAS POLITIKAS FONDU VADĪBAS INFORMĀCIJAS

SISTĒMAS LIETOŠANAS NOTEIKUMI

1. Termini:

1.1. Aģentūra - Centrālā finanšu un līgumu aģentūra, Smilšu iela 1, Rīga, LV-1919, tālrunis: (+371) 66939777, pasts@cfla.gov.lv, personas datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija: privacy@cfla.gov.lv.

1.2. Klients - fiziska vai juridiska persona, kuras vārdā parakstīts līgums par KPVIS, t.sk., e-vides izmantošanu;

1.3. KPVIS - Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēma, t.sk., e-vide;

1.4. Latvija.lv – vienotās pieteikšanās modulis, lietotāja autentificēšanās veids KPVIS;

1.5. Lietotājs - KPVIS lietotājs un KPVIS e-vides lietotājs ir fiziska persona, kura izmanto KPVIS informācijas resursus un kurai ir piešķirtas KPVIS lietotāja tiesības;

1.6. personas dati - jebkāda informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu saskaņā ar Latvijas Republikas un Eiropas Savienības tiesību aktiem par fizisko personu datu aizsardzību;

1.7. ierobežotas pieejamības informācija - saskaņā ar Informācijas atklātības likumu tā ir informācija, kura ir paredzēta ierobežotam personu lokam sakarā ar darba vai dienesta pienākumu veikšanu un kuras izpaušana vai nozaudēšana šīs informācijas rakstura un satura dēļ apgrūtina vai var apgrūtināt iestādes darbību, nodara vai var nodarīt kaitējumu personu likumiskajām interesēm.

2. Personas datu apstrāde:

2.1. Lai piešķirtu Lietotājam KPVIS tiesības un identificētu Lietotāju, Aģentūra veic šādu Lietotāja personas datu apstrādi: vārds, uzvārds, personas kods (lai nodrošinātu personas identifikāciju vienādu vārdu, uzvārdu un amatu gadījumā), amats, tālruņa numurs, e-pasta adrese.

2.2. Lietotāja personas dati tiek iegūti un apstrādāti, lai:

2.2.1. ievērotu normatīvo aktu prasības ES fondu un citu finanšu instrumentu projektu ieviešanas un uzraudzības jomā, kā arī informācijas sistēmas drošības un personas datu apstrādes jomā, tai skaitā auditācijas pierakstu uzkrāšanai;

2.2.2. pamatojoties uz Aģentūras leģitīmajām interesēm – nodrošinātu piekļuvi KPVIS ierobežotam un identificējamam Lietotāju lokam, ierobežotu informācijas apjomu, kuram piekļūst katrs Lietotājs un aizsargātu KPVIS esošo informāciju;

2.2.3. sazinātos ar Lietotāju jautājumos, kas saistīti ar izmaiņām Lietotājam piešķirtajās tiesībās, lai pārliecinātos, vai piešķirtās tiesības vēl ir aktuālas, nosūtītu Lietotājam jaunu paroli, informatīvos materiālus par sistēmas lietošanu, kā arī, lai informētu Lietotāju par KPVIS jaunumiem un darbības pārtraukumiem;

2.2.4. nosūtītu Lietotājiem Aģentūras organizētās Klientu aptaujas/anketas, elektroniskās pastkartes, kā arī citu ar ES fondu un citu finanšu instrumentu projektu ieviešanu saistīto aktuālo informāciju, lai nodrošinātu ES fondu un citu finanšu instrumentu vadību, darbības programmas īstenošanas uzraudzību un izvērtēšanu;

2.3. Lietotāja personas dati tiks glabāti līdz 2032.gada 31.decembrim vai ilgāk, bet tikai saskaņā ar tiesisko nolūku un pamatu;

2.4. Lietotāja personas dati normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos, kārtībā un apjomā var tikt nodoti citām kompetentajām institūcijām;

2.5. Lietotājam ir tiesības pieprasīt Aģentūrai informāciju par saviem personas datiem;

2.6. Lietotājam ir tiesības kļūdainu datu gadījumā pieprasīt to labošanu;

2.7. Lietotājam ir tiesības pieprasīt personas datu dzēšanu pēc šo KPVIS lietošanas noteikumu 2.3.apakšpunktā norādītā termiņa beigām;

2.8. Lietotājam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā saistībā ar neatbilstošu personas datu apstrādi.

2.9. Tīmekļa vietnes https://projekti.cfla.gov.lv satura kvalitātes uzlabošanai, ērtākai lietošanai un pielāgošanai lietotāju vajadzībām tiek lietotas sīkdatnes (angļu val. “cookies”). Ar sīkdatnēm saistītā informācija netiek izmantota, lai lietotāju personīgi identificētu. Sīkdatnes tiek izmantotas tikai un vienīgi nolūkam, kas minēts sīkdatņu politikā. Sīkdatnes tiek izmantotas, lai:

2.9.1. analizētu lietotāju darbības tīmekļa vietnē (pieslēguma laiks, ilgums, skatītākās sadaļas);

2.9.2. uzlabotu vietņu lietošanas pieredzi;

2.9.3. pielāgotu vietņu funkcionalitāti lietotāja lietošanas paradumiem (tai skaitā meklēšanas pieprasījumiem un citiem uzstādījumiem);

2.9.4. anonīmi apkopotu statistiku par to, kā un kādi informācijas veidi ir meklēti, atlasīti;

2.9.5. izstrādātu un ieviestu tīmekļu vietņu uzlabojumus.

3. Klients apņemas:

3.1. iesniegt Aģentūrai elektronisko dokumentu, izmantojot KPVIS;

3.2. uzņemties atbildību par Lietotāja veiktajām darbībām KPVIS;

3.3. anulēt Lietotāja tiesības, ja Lietotājam vairāk nav nepieciešama piekļuve KPVIS (piemēram, Lietotājam izbeidzot darba tiesiskās attiecības ar Klientu), izmantojot Lietotāju pārvaldības sadaļu;

4. Lietotājs apņemas:

4.1. ievērot Latvijas Republikas un Eiropas Savienības tiesību aktus par fizisko personu datu aizsardzību, Informācijas atklātības likumu un citus informācijas apriti reglamentējošos normatīvos aktus;

4.2. iepazīsties un ievērot KPVIS lietošanas noteikumus (par aktuālo KPVIS lietošanas noteikumu versiju Lietotājs tiek informēts automātiski, pieslēdzoties KPVIS, kā arī sadaļā “Palīdzība”);

4.3. paziņot Aģentūrai par problēmām, incidentiem, pārkāpumiem vai aizdomām par pārkāpumiem, kas radušies KPVIS izmantošanas laikā (t.sk. par nesankcionēti veiktajām darbībām), nosūtot e-pasta vēstuli uz adresi vis@cfla.gov.lv vai zvanot uz tālruņa numuru 20003306 vai 66939696;

4.4. izmantot KPVIS tikai atbilstoši lietotāja rokasgrāmatā aprakstītajam un neveikt darbības, kas varētu radīt KPVIS darbības traucējumus vai apdraudēt datu drošību;

4.5. no KPVIS iegūto informāciju lietot tikai dienesta/darba pienākumu veikšanai, nepieļaujot šīs informācijas tīšu vai netīšu nodošanu citām personām, izņemot gadījumus, kad tas nepieciešams dienesta/darba pienākumu veikšanai;

4.6. ievērot datu apstrādes konfidencialitāti, izņemot normatīvajos aktos noteiktos gadījumus, nelikumīgi neizpaust KPVIS iegūtos datus (arī pēc darba tiesisko vai valsts civildienesta attiecību izbeigšanās);

4.7. uzņemties atbildību par visām KPVIS veiktajām darbībām, tajā skaitā par visām trešo personu veiktajām darbībām KPVIS, ja šīs personas piekļūst KPVIS, izmantojot Lietotāja piekļuves datus, kurus tās ir ieguvušas vai nu ar Lietotāja atļauju, vai viņa neuzmanības rezultātā;

4.8. pieprasīt atbloķēt Lietotāja piekļuvi KPVIS, telefoniski vai e-pastā sazinoties ar Aģentūru un nosaucot pareizu Lietotāja personas kodu, elektroniskā pasta adresi un atbildot uz citiem jautājumiem, ja tādi radušies, lai pārliecinātos par Lietotāja identitāti.

5. Par šo noteikumu neievērošanu vai KPVIS lietošanas tiesību iegūšanu, izmantojot trešās personas piekļuvi KPVIS vai trešās personas vārdā, nelikumīgām darbībām ar fizisko personu datiem, kā arī par KPVIS esošās informācijas neatļautu izpaušanu, grozīšanu, bojāšanu, iznīcināšanu, pasliktināšanu vai aizklāšanu vainīgā persona var tikt saukta pie normatīvajos aktos noteiktās atbildības.

6. Aģentūra apņemas:

6.1. nodrošināt nepieciešamo datu ievadi, lai Lietotājs varētu autentificēties izmantojot vienotā valsts un pašvaldību pakalpojumu portāla www.latvija.lv sniegtos identificēšanās pakalpojumus; ja konstatēti tehniski ierobežojumi portāla latvija.lv darbībā, uz laiku lietotājam piešķir lietotājvārdu un paroli;

6.2. pieņemt apstrādei un pārbaudei Lietotāja KPVIS e-vidē iesniegto elektronisko dokumentu, ja ir notikusi veiksmīga Lietotāja autentificēšana;

6.3. nodrošināt piekļuvi KPVIS, lietotāja rokasgrāmatai un lietošanas noteikumiem;

6.4. informēt Lietotāju par jaunumiem KPVIS un plānotajiem darbības pārtraukumiem, nosūtot Lietotājam paziņojumu uz tā norādīto e-pastu vai publicējot informāciju KPVIS;

6.5. anulēt Lietotāja piekļuvi KPVIS, ja ir konstatēts, ka:

6.5.1. Lietotājs nav pieslēdzies KPVIS ilgāk nekā gadu;

6.5.2. Lietotājs vai to pārstāvoša persona ir pieprasījusi tiesību anulēšanu, nosūtot e-pastu uz vis@cfla.gov.lv;

6.5.3. pēc līguma par e-vides izmantošanu laušanas ar Klientu;

6.5.4. Lietotājs ir pārkāpis KPVIS lietošanas noteikumus;

6.5.5. Lietotājs, izmantojot KPVIS sniegtās iespējas, veicis vai mēģinājis veikt pretlikumīgas darbības:

6.5.6. Aģentūra konstatē vai Lietotājs vai to pārstāvošā persona informē Aģentūru, ka Lietotājs atrodas ilgstošā prombūtnē;

6.6. bloķēt Lietotāja piekļuvi KPVIS, ja Lietotājs piecas reizes pēc kārtas ievadījis nepareizu Lietotāja paroli (attiecas uz ārzemju ekspertiem, gadījumos, ja izmanto lietotājvārdu un paroli);

6.7. pārliecinoties par Lietotāja identitāti pēc Lietotāja telefoniska vai e-pastiska pieprasījuma, atjaunot tam piekļuvi;

6.8. Lietotāja tiesību ierobežošanu un bloķēšanu atcelt pēc paskaidrojumu saņemšanas par KPVIS lietošanas noteikumu pārkāpumu;

6.9. nosūtīt lietotājiem Aģentūras organizētās klientu aptaujas/anketas, kā arī citu ar ES fondu un citu finanšu instrumentu projektu ieviešanu saistīto aktuālo informāciju, lai nodrošinātu ES fondu un citu finanšu instrumentu vadību, darbības programmas īstenošanas uzraudzību un izvērtēšanu, uz Lietotāja norādīto e-pasta adresi, vai ievietot informāciju KPVIS;

6.10. informēt Lietotāju par KPVIS jaunumiem un plānotajiem darbības pārtraukumiem, nosūtot informāciju uz Lietotāja norādīto e-pasta adresi, vai ievietojot informāciju KPVIS;

6.11. neinformēt Lietotāju par neplānotajiem pārtraukumiem KPVIS darbībā, ja tie radušies sakaru traucējumu vai citu tehnisku iemeslu dēļ;

7. Lietotāju pārvaldība (attiecas tikai uz KPVIS e-vides lietotājiem):

7.1. Aģentūra Klientam nodrošina iespēju deleģēt savu administratoru (turpmāk – Lietotāju administratoru), kuram Aģentūra piešķir tiesības administrēt KPVIS e-vides lietotāju piekļuves tiesības uz Klienta projektiem, sākot ar statusu “Sagatavošanā (turpmāk – Lietotāju pārvaldība);

7.2. Lietotāju pārvaldības tiesības automātiski tiek piešķirtas reģistrētajām Klienta paraksttiesīgajām personām, kā arī tās tiek piešķirtas Klienta izvēlētiem Administratoriem, saņemot parakstītu tiesību veidlapu (skat. zemāk Lietotāju pārvaldības shēma). Klients uzņemas pilnu atbildību par Lietotāju administratora veiktajām darbībām;

7.3. Lietotāju pārvaldības ietvaros, Klienta deleģētajiem Lietotāju administratoriem tiek nodrošināta iespēja administrēt KPVIS e-vides lietotāju piekļuves tiesības Klienta projektiem – piešķirt, mainīt, anulēt piekļuves tiesības, kā arī reģistrēt jaunus KPVIS lietotājus (skat. Lietotāju pārvaldības shēmu);

Lietotāju pārvaldības shēma

7.4. Lietotāju administratoram ir aizliegts ļaunprātīgi izmantot piešķirtās Lietotāju pārvaldības tiesības, kā arī aizliegts bez pamatojuma reģistrēt jaunus KPVIS lietotājus un piešķirt tiem tiesības.