Projekta iepirkumi

<ATGRIEZTIES UZ SATURA RĀDĪTĀJU

Projekta iepirkumi

Piekļuves ceļš

Projekts → Projekta iepirkumi

Sadaļa "Projekta iepirkumi" lietotājam ir pieejama, ja projekts atrodas statusā Līgums. Šajā sadaļā tiek attēloti visi sistēmā reģistrētie iepirkumu priekšmeti konkrētā projekta ietvaros.

Iepirkumu priekšmetu saraksts

Iepirkumu priekšmetu saraksts sastāv no šādām kolonnām:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Npk	iepirkuma priekšmeta kārtas numurs sarakstā (iepirkuma priekšmeta pievienošanas secībā)
Līguma priekšmets	Iepirkuma priekšmeta nosaukums
Summa	Tiek uzrādīta uz projektu attiecināmā summa bez PVN
Plāna statuss	iepirkumu plāna aktuālais statuss - Sagatavošanā, Iesniegts, Apstiprināts, Precizēšanā
Statusa datums	datums, kad ir veikta iepirkumu plāna pēdējā statusa maiņa
Pirmspārbaude	Iepirkumam piesaistītās pārbaudes aktuālais statuss. Ja iepirkuma priekšmetam ir piesaistītas vairākas pārbaudes, tad tiek uzrādīts tās pārbaudes statuss, kura atrodas visagrīnākajā pārbaudes stāvoklī (statusi – Plānots, Procesā, Izpildīts). Ja iepirkuma priekšmetam nav piesaistīta neviena pārbaude, tad tiek uzrādīts teksts ‘n/a’.
Izsludināšanas datums	iepirkuma priekšmeta iepirkuma procedūras izsludināšanas datums

Iepirkuma priekšmetus ir iespējams atlasīt pēc šādiem atlases kritērijiem:

Filtra atlases kritēriji	Apraksts
Plāna statuss	Izvēles lauku kopa – Sagatavošanā, Iesniegts, Apstiprināts, Precizēšanā – kas nodrošina iespēju atlasīt iepirkuma priekšmetus atbilstoši finansējuma saņēmējam redzamajiem statusiem
Iepirkuma stāvoklis	Izvēles lauku kopa – Noslēdzies, Dzēsts, Ir līgums, Nav līgums. Atlases kritērijs “Noslēdzies” nodrošina iepirkuma priekšmetu atlasi, kuriem ir piesaistīts vismaz viens iepirkuma līgums status “Izpildīts” (ja ir piesaistīti vairāki iepirkumu līgumi, tad visiem šiem līgumiem ir jābūt statusā “Izpildīts”). Atlases kritērijs “Dzēsts” nodrošina iepirkuma priekšmetu atlasi statusā ‘Dzēsts’. Atlases kritērijs “Ir līgums” nodrošina iepirkuma priekšmetu atlasi, kuriem ir piesaistīts vismaz viens iepirkuma līgums Atlases kritērijs “Nav līgums” nodrošina iepirkuma priekšmetu atlasi, kuriem nav piesaistīts neviens iepirkuma līgums.
Pirmspārbaude	Izvēles lauku kopa – Plānots, Procesā, Izpildīts, n/a

Ja lietotājs ir veicis izmaiņas filtra noklusētajos atlases kritērijos, tad sistēma šīs izmaiņas atcerēsies katru reizi, kad lietotājs atgriezīsies sarakstā no iepirkuma priekšmeta formas dziļākiem līmeņiem izmantojot pogu . Ja lietotājs projekta iepirkumu priekšmetu sarakstu atver no projekta sadaļas "Projekta iepirkumi", tad lietotājam vienmēr tiks atvērts filtrs ar noklusētajiem atlases kritērijiem.

Svarīgi! Ja projektam eksistē vēsturiskie iepirkumu plāni, tad labajā augšējā stūrī virs filtra atlases kritēriju bloka tiek attēlota hipersaite "Vēsturiskie iepirkumu plāni", kas atver projektam piesaistītos iepirkumu plānus apskates režīmā (sk. Iepirkumu plāns).

Iepirkumu priekšmetu saraksts - meklēšanas lauks

Virs iepirkumu priekšmetu saraksta tiek attēlots meklēšanas lauks, kurā lietotājam ir iespējams sameklēt iepirkuma priekšmetu pēc ievadītās frāzes.

Blakus iepirkumu priekšmetu meklēšanas laukam tiek attēlota ikona , kuru nospiežot tiek nodrošināt iepirkuma priekšmetu saraksta eksports uz MsExcel.

Ja iepirkumu priekšmetu sarakstā noklikšķina uz konkrēta iepirkuma priekšmeta ierakstu, tad tiek atvērta forma ar detalizētu informāciju par iepirkuma priekšmetu, kas sastāv no trim sadaļām:

• Iepirkuma priekšmets;
• Uzsāktās procedūras;
• Iepirkumu līgumi.

CFLA 9.oktobra vebināra "Esošās un plānotās izmaiņas KPVIS projektu iepirkumu datu uzkrāšanā un administrēšanā" prezentācija un video ieraksts ir pieejams CFLA mājaslapas sadaļā “Pasākumi” šeit.

Iepirkumu priekšmeta pievienošana

Piekļuves ceļš

Projekts → Projekta iepirkumi → poga <Pievienot>

Jaunu iepirkuma priekšmetu sistēmā pievienot, labot vai dzēst var lietotājs, kurš ir finansējuma saņēmēja atbildīgā persona (lietotājs ar A tiesībām) vai arī lietotājam ir piešķirtas L tiesības (pievienot un labot) uz Iepirkuma plāna (IP) sadaļu.

Iepirkumu priekšmetu sarakstā nospiežot pogu <Pievienot> tiek atvērta forma jaunas iepirkumu priekšmeta informācijas ievadei sistēmā.

Iepirkuma priekšmeta pievienošanas forma

Iepirkumu priekšmeta forma satur šādus laukus:

Datu lauks	Apraksts
Statuss	automātiski aizpildīts lauks, kas satur saistītā iepirkumu plāna statusu - Sagatavošanā, Iesniegts, Apstiprināts, Precizēšanā Lauks nav labojams
Iepirkuma līguma priekšmets	obligāti aizpildāms teksta lauks. Preces, pakalpojumi un veicamie būvdarbi, par kuriem paredzēts slēgt iepirkuma līgumu (jāiekļauj gan finansējuma saņēmēja, gan sadarbības partnera(-u) iepirkumi).
Atsauce uz projekta darbības Nr.	izvēles lauku kopa, kas satur projekta veidlapā norādītās darbības
Kods atbilstoši projekta budžeta kopsavilkumam	izvēles lauku kopa, kas satur projekta budžeta kopsavilkumā norādīto izmaksu pozīciju kodus, kurām projekta budžeta kopsavilkumā attiecināmo izdevumu summa ir lielāka par 0,00Eur
Paredzamā līgumcena	ierobežota garuma obligāti aizpildāms decimāldaļskaitļa lauks. Plānotā līguma summa bez PVN, ņemot vērā visu iepirkuma līguma darbības laiku
Attiecināmā summa	ierobežota garuma obligāti aizpildāms decimāldaļskaitļa lauks uz projektu attiecināmās summas ievadei. Līgumcenas daļa, kas attiecas uz projektu bez PVN. Ja pēc iepirkuma līguma noslēgšanas līgumcena atšķiras no plānotās, iesniedzot kārtējos iepirkuma plāna precizējumus, līgumcena ir jānorāda atbilstoši noslēgtajam līgumam
Tiesiskais regulējums	obligāti aizpildāms izkrītošā saraksta lauks, kas satur vērtības no klasifikatora Tiesiskais regulējums
Plānotā ieprikuma procedūra	vispirms jānorāda Tiesiskais regulējums. Obligāti aizpildāms izkrītošā saraksta lauks, kas satur vērtības no klasifikatora Iepirkuma procedūras
Piemērojams zaļais iepirkums	izvēles lauks ar iespējamām vērtībām Jā/Nē
Iepirkuma procedūras izsludināšanas termiņš	obligāti aizpildāms datuma ievades lauks
Komentāri	neierobežota izmēra teksta lauks piezīmju ievadīšanai

Zem iepirkumu priekšmeta ievadlaukiem tiek attēlotas pogas – <Saglabāt>, <Atcelt>:

*Nospiežot pogu <Saglabāt>, tiek veikta ievadīto datu pārbaude un, veiksmīgas pārbaudes gadījumā, dati tiek saglabāti un attēlots attiecīgs paziņojums. Lietotājs paliek tajā pašā ievades lapā.

*Nospiežot pogu <Atcelt>, veiktās izmaiņas netiek saglabātas un datu formas lauku saturs tiek atgriezts uz saturu, kāds tas bija formas atvēršanas brīdī.

Ja iepirkuma priekšmeta dati ir vismaz vienu reizi saglabāti, tad to ir iespējams iesniegt CFLA. Iesniegt iepirkuma priekšmetu var lietotājs, kurš ir finansējuma saņēmēja atbildīgā persona vai arī lietotājam ir piešķirtas A tiesības (apstiprināt un iesniegt) uz Iepirkuma plāna (IP) sadaļu. Lai iesniegtu iepirkuma priekšmetu CFLA, nepieciešams nospiest pogu <Iesniegt>.

Iepirkuma priekšmets, poga Iesniegt

Nospiežot pogu, lietotājam tiek pārvaicāts “Vai iesniegt Iepirkuma priekšmetu CFLA?”. Atbildot noraidoši, lietotājs tiek atgriezts iepirkumu priekšmeta formā ar iespēju datus labot. Atbildot apstiprinoši, iepirkumu priekšmets tiek nosūtīts CFLA un lietotājam tas vairs nav labojams.

Ja iepirkuma priekšmets ir vismaz vienu reizi saglabāts, tad iepirkuma priekšmeta formā papildus tiek uzrādītas sadaļas - Uzsāktās procedūras; Iepirkumu līgumi. Finansējuma saņēmējam iepirkuma priekšmets ir labojams statusos - Sagatavošanā, Precizēšanā, Apstiprināts.

Iepirkuma priekšmets statusā Sagatavošanā pēc noklusējuma tiek atvērts labošanas režīmos.

Pārējos statusos lietotājam iepirkuma priekšmeta statusu joslā ir jānospiež poga <Labot>, lai labotu iepirkuma priekšmeta datus.

Iepirkuma priekšmets, poga Labot

Ja lietotājs labo datus iepirkuma priekšmetam statusā Apstiprināts, tad tiek uzskatīts, ka iepirkuma priekšmetam tiek veidota jauna versija - tam tiek piešķirts statuss Sagatavošanā un tas ir no jauna jāiesniedz CFLA, t.i., lietotājam ar A tiesībām jānospiež poga <Iesniegt>.

Kā izdzēst kādu no projektā pievienotajiem iepirkuma priekšmetiem?

Svarīgi!

Projektam pievienotos iepirkumus var dzēst lietotājs, kurš ir finansējuma saņēmēja atbildīgā persona (A tiesības) vai arī lietotājam ir piešķirtas L tiesības (pievienot un labot) uz Iepirkuma plāna (IP) sadaļu.

Iepirkumu var dzēst tikai, ja tas ir statusā “Sagatavošanā” vai “Precizēšanā”, un tam nav piesaistīts līgums.

Rīkojas šādi:

1. Ja iepirkumam ir statuss “Apstiprināts” – jānospiež pogas <Labot> -> <Saglabāt>, tam nomainās statuss uz “Sagatavošanā”, un to var izdzēst.

Iepirkuma priekšmeta dzēšana Statusā Sagatavošanā

2. Ja iepirkumam ir statuss “Precizēšanā” – jānospiež poga <Labot> un to var izdzēst.

Iepirkuma priekšmeta dzēšana_Statusā Precizēšanā

Nospiežot pogu "Dzēst", lietotājam tiek pārvaicāts vai tiešām dzēst iepirkumu priekšmetu. Apstiprinot iepirkuma priekšmeta dzēšanu, tā statuss tiek nomainīts uz Dzēsts, dzēšana no sistēmas netiek veikta.

Uzmanību! Ja iepirkumam ir piesaistīts līgums, tad sistēma to neļauj izdzēst.

Bet, ja redzat, ka iepirkumam kļūdaini piesaistīts līgums, bet ir nepieciešams šo iepirkumu dzēst, tad vispirms datu labošana jāveic maksājuma pieprasījumā – līgums jānoņem nost no nepareizā iepirkuma un jāpievieno pareizajam. Tiklīdz maksājuma pieprasījums būs statusā “CFLA apstiprināts” vai “Samaksāts”, tad sadaļā “Projekta iepirkumi” ielasīsies korektā informācija par iepirkumam piesaistīto līgumu un to būs iespējams dzēst.

Jāatceras! Iepirkumu līgumu datu ievade pagaidām joprojām notiek sadaļā “Maksājuma pieprasījumi”. Sadaļā “Projekta iepirkumi” pie iepirkumu līgumiem atspoguļojas tā informācija, ko esat norādījuši maksājuma pieprasījumā un sadaļā “Projekta iepirkumi” nav labojama.

Iepirkuma priekšmeta apstrāde - sadaļa "Uzsāktās procedūras"

Piekļuves ceļš

Projekts → Projekta iepirkumi → atvērt iepirkuma priekšmeta ierakstu → Uzsāktās procedūras

Iepirkuma priekšmeta sadaļā "Uzsāktās procedūras" tiek attēlota informācija par ar iepirkuma priekšmetu saistītajām iepirkumu procedūrām (tās var būt vairākas, ja iepriekšējās procedūras beigušās bez rezultāta) un tām piesaistītajām plānotajām un veiktajām iepirkumu pārbaudēm.

Iepirkuma priekšmets - Uzsāktās procedūras

Iepirkuma priekšmeta sadaļā "Uzsāktās procedūras" tiek attēlots saraksts ar šādām kolonnām:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Iepirkuma ID	automātiski tiek uzrādīts iepirkuma procedūras identifikācijas numurs kā hipersaite, kuru noklikšķinot tiek atvērta forma ar procedūras detalizēto informāciju. Ja iepirkums vēl nav izsludināts, tad šajā laukā tiek attēlota hipersaite “Pagaidām nav zināms”
Izsludināšanas datums	automātiski tiek attēlots iepirkuma procedūras faktiskais izsludināšanas datums (sākotnēji iepirkuma procedūras izsludināšanas termiņa datums).
Rezultāts	ja iepirkums vēl nav noslēdzies, tad automātiski tiek attēlota vērtība “N/a”.
Plānotās pārbaudes	automātiski tiek attēlots plānoto iepirkuma pārbaužu kopskaits
Uzsāktās pārbaudes	automātiski tiek attēlots uzsākto iepirkuma pārbaužu kopskaits

Ja iepirkuma priekšmetam ir izveidota iepirkuma pārbaude, tad zem iepirkuma uzsāktās procedūras papildus tiek uzrādīts saraksts ar iepirkuma pārbaudēm, kas satur šādas kolonnas:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Nr.	automātiski tiek attēlots iepirkuma pārbaudes identifikācijas numurs
Pārbaudes veids	automātiski tiek attēlots iepirkuma pārbaudes veids
Projekta numurs	automātiski tiek attēlots projekta, kuram pārbaude ir piesaistīta, identifikācijas numurs
Statuss	automātiski tiek attēlots iepirkuma pārbaudes aktuālais statuss
Rezultāts	automātiski tiek attēlots iepirkuma pārbaudes aktuālais rezultāts
Atkāpju skaits	automātiski tiek attēlots iepirkuma pārbaudei piesaistīto atkāpju skaits

Pirmā iepirkuma procedūra vienmēr tiek izveidota automātiski kā hipersaite "Pagaidām nav zināms", kuru nospiežot tiek atvērta procedūras forma, kas sākotnēji nesatur informāciju.

Uzsāktā procedūra - Sludinājumi

Procedūru sarakstā noklikšķinot uz iepirkuma identifikācijas numura, tiek atvērta forma ar attiecīgās procedūras informāciju, kas sastāv no trim sadaļām:

• Sludinājums;
• Dokumenti;
• Datu avoti.

Sadaļā "Sludinājumi" tiks attēlota informācija par iepirkuma procedūras izpildes gaitu.

Uzsāktā procedūra - Dokumenti

Sadaļā "Dokumenti" ir iespējams augšupielādēt jebkādu iepirkuma saistīto dokumentāciju elektroniskā formātā. Šajā sadaļā lietotājam ir iespējams augšupielādēt jaunu dokumenta failu. Pievienot ir atļauts tikai noteikta formāta un izmēra failus. Ja lietotājs mēģina pievienot failu ar neatbalstītu formātu vai izmēru, tad sistēma par to brīdina. Failu var pievienot divos veidos:

• uzklikšķinot uz teksta "Ievelciet un nometiet dokumentus, lai augšupielādētu", tiek atvērts MS Windows standarta dialoglogs dokumenta augšupielādei, kurā lietotājs var izvēlēties augšupielādējamo failu;
• izmantojot MS Windows standarta paņēmienu Drag&Drop – augšupielādējamo failu "ievelk" un "nomet" uz bloka ar tekstu "Ievelciet un nometiet dokumentus, lai augšupielādētu".

Pievienotā faila nosaukums tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras noklikšķinot ir iespējams attiecīgo failu atvērt.

Pie pievienotā faila nosaukuma tiek attēļota poga <X>, kuru nospiežot lietotājam tiek atļauts dokumentu dzēst no sistēmas. Nospiežot pogu <X> lietotājam tiek pārvaicāts Vai tiešām vēlaties dzēst šo failu? ar pogām <Atcelt> un <Dzēst>:

• nospiežot pogu <Dzēst>, attiecīgais iepirkuma dokuments tiek dzēsts no sistēmas;
• nospiežot pogu <Atcelt>, vaicājuma logs tiek aizvērts un iepirkuma dokuments netiek dzēsts no sistēmas.

Sadaļā "Datu avoti" tiek attēlota informācija par procedūru no IUB un EIS sistēmām.

Iepirkuma priekšmeta apstrāde - sadaļa "Iepirkumu līgumi"

Piekļuves ceļš

Projekts → Projekta iepirkumi → atvērt iepirkuma priekšmeta ierakstu → Iepirkumu līgumi

Iepirkuma priekšmeta sadaļā "Iepirkuma līgumi" tiek attēlots saraksts ar visiem iepirkuma priekšmetam piesaistītajiem iepirkuma līgumiem un to grozījumiem. Iepirkuma līgumi tiek reģistrēti projekta maksājumu pieprasījuma sadaļā "Līgumi B5.1." un šeit to informācija nav labojama. Iepirkumu līgumu sarakstā tiek iekļauti līgumi tikai no pēdējā maksājuma pieprasījuma, kurš atrodas statusā "Apstiprināts" vai "Samaksāts".

Iepirkumu līgumi

Iepirkuma līgumu sarakstā tiek attēlotas šādas kolonnas:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Uzvarētājs un avots	automātiski tiek attēlots iepirkuma līguma izpildītāja nosaukums
Līguma numurs	automātiski tiek attēlots iepirkuma līguma identifikācijas numurs
Parakstīts	automātiski tiek attēlots datums, kad iepirkuma līgums ir parakstīs
Summa	automātiski tiek attēlota iepirkuma līguma summa
Grozījumi	automātiski tiek attēlots iepirkuma līguma grozījumu skaits
Attiecināms uz	automātiski tiek attēlots iepirkuma procedūras identifikācijas numurs

Ja noklikšķina uz kāda no līguma ierakstiem, tad tiek atvērta forma ar detalizēto informāciju par attiecīgo iepirkuma līgumu. Līguma dati formā nav labojami. Formā esošajā datu blokā "Līguma dokumenti" tiek attēloti visi attiecīgajam līgumam augšupielādētie elektroniskie dokumenti. Uzklikšķinot uz elektroniskā dokumenta nosaukumu, ir iespējams atvērt un apskatīt to.

Iepirkumu līguma detalizētā informācija

Iepirkuma līguma detalizētās informācijas formā tiek attēloti šādi lauki:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Uzvarētājs	automātiski tiek attēlots iepirkuma līguma izpildītāja nosaukums
Iepirkuma līguma Nr.	automātiski tiek attēlots iepirkuma līguma identifikācijas numurs
Uz projektu attiecināmā summa bez PVN	automātiski tiek attēlota iepirkuma līguma uz projektu attiecināmā summa bez PVN
Iepirkuma līguma izpildes beigu datums	automātiski tiek attēlota iepirkuma līguma izpildes beigu datums
Noslēgtā iepirkuma līguma summa bez PVN	automātiski tiek attēlota noslēgtā iepirkuma līguma summa bez PVN
Iepirkuma līguma parakstīšanas	automātiski tiek attēlots datums, kad iepirkuma līgums ir parakstīs
Uz projektu attiecināmā summa ar PVN	automātiski tiek attēlota iepirkuma līguma uz projektu attiecināmā summa ar PVN

Automātiskie e-pasti par iepirkuma priekšmetiem

Automātiskais e-pasts (Iepirkuma priekšeta statusa maiņai)

Automātiskie e-pasti par iepirkuma priekšmeta statusa maiņu tiek nosūtīti lietotājiem, kuriem ir piešķirtas A tiesības (Apstiprināt un iesniegt) un L tiesības (pievienot un labot) uz Iepirkuma plāna (IP) sadaļu.

Sistēma lietotājiem nosūta automātiski sagatavotu e-pastu, ja iepirkumu priekšmets ir:

• iesniegts
• precizēšanā;

• apstiprināts;

• dzēsts.

Ja tiek veiktas statusa izmaiņas vairākos viena projekta iepirkuma priekšmetos vienas dienas laikā, tad sistēma izveido vienu automātisko e-pastu par visiem iepirkuma priekšmetiem, kuriem ir mainījies statuss.