Ziņojuma dēlis
<ATGRIEZTIES UZ SATURA RĀDĪTĀJU
Vispārīgā informācija un pieejamība
"Ziņojumu dēļa" mērķis ir nodrošināt lietotājam pārskatāmu projektā savu plānoto un veicamo darbu administrēšanu, lai veiktu šo darbu laicīgu uzsākšanu un izpildi plānotajos termiņiem.
"Ziņojumu dēlis" apkopo projektā veicamos darbus par šādiem procesiem: Plānoto MP iesniegšanas grafiks, Iepirkumu plāns, Maksājumu pieprasījumi, Līguma grozījumi, Projekta iesnieguma precizēšana.
Katrs “Ziņojumu dēlī” iekļautais process sastāv no viena vai vairākiem veicamajiem darbiem:
| Procesa nosaukums | Veicamā darba nosaukums |
|---|---|
| Plānoto MP iesniegšanas grafiks | Pirmā PMPIG iesniegšana |
| Iepirkumu plāns | Jāiesniedz iepirkumu plāns |
| Iepirkumu plāna precizējumu sagatavošana | |
| Maksājumu pieprasījumi | Plānotais MP/Avanss |
| MP Izlases dokumentācijas vai MP/Avansa papildus informācijas sagatavošana | |
| Līguma grozījumi | Jāiesniedz LG precizējumi |
| Projekta iesnieguma vērtēšana | Jāiesniedz PI precizējumi |
| Jāiesniedz tehniskie precizējumi |
“Ziņojumu dēlis” pieejams tikai lietotājiem ar A (apstiprināšanas) un L (labošanas) tiesībām, atbilstoši viņu tiesību pieprasījumam konkrētam projektam/iem vai projekta/u sadaļām.
Zināšanai! Lietotājiem ar S (skatīšanās) tiesībām Ziņojumu dēlis nav pieejams.
"Ziņojumu dēļa" uzbūve un struktūra
Tā kā vienam lietotājam bieži vien jādarbojas vairākos projektos vienlaicīgi, tad “Ziņojumu dēlis” KPVIS e-vidē iestrādāts divos griezumos:
- Visu projektu ziņojumu dēlis ar nosaukumu “Ziņojumu dēlis” – kopsavilkums par visos projektos lietotājam veicamajiem darbiem;
- Viena projekta ziņojumu dēlis ar nosaukumu “Projekta Ziņojumu dēlis” – detalizēta informācija par lietotājam konkrētā projektā veicamajiem darbiem.
Visu projektu "Ziņojumu dēlis"
Sākumlapā pieejams “Ziņojumu dēļa” kopsavilkums ar 10 (desmit) lietotājam veicamajiem darbiem no visiem finansējuma saņēmēja projektos uzsāktajiem procesiem, kuru izpildei atlikušas vismazāk darba dienas.
Poga “Skatīt visus” nodrošina iespēju pāriet uz sadaļu “Ziņojumu dēlis”, kur pieejams pilns lietotājam veicamo darbu saraksts no visiem projektiem.
Lai uzreiz nokļūtu uz lietotājam veicamo darbu pilnu sarakstu par visiem projektiem, augšējā horizontālajā izvēlnes joslā jāizmanto izvēlni “Ziņojumu dēlis”.
Papildus, KPVIS e-vides Sākumlapā pieejams arī kopsavilkums sadaļai “Projekti” par 10 (desmit) finansējuma saņēmēja īstenotajiem projektiem. Uzklikšķinot uz pogas “Skatīt visus”, pieejami finansējuma saņēmēja visi projekti visos statusos. Izmantojot šajā sadaļā pieejamo filtru, iespējams atfiltrēt, piemēram, tikai projektus noteiktos statusos. Atkārtoti pieslēdzoties KPVIS e-videi, Sākumlapā “Projekti” kopsavilkuma sarakstā tiks atspoguļoti tie 10 (desmit) projekti no visiem projektiem, kurus lietotājs būs iepriekš atfiltrējis sadaļā “Projekti” .
Viena projekta "Ziņojumu dēlis"
Sadaļā “Projekta Ziņojumu dēlis” pieejams kopsavilkums “Veicamie darbi” ar 10 (desmit) lietotājam veicamajiem darbiem uzsāktajos procesos, kuru izpildei atlikušas vismazāk darba dienas.
Otrs kopsavilkums ir “Uzsāktie darbi CFLA” ar 10 (desmit) aktuālākajiem darbiem CFLA pusē, kuriem līdz iesniegšanas datumam atlikušas vismazāk darba dienas.
Šajā sadaļā pēc noklusējuma “Veicamie darbi” vienmēr būs izvērstā veidā, bet “Uzsāktie darbi CFLA” savērstā veidā. Informatīvo bloku “Uzsāktie darbi CFLA” var izvērst esošās sesijas laikā, bet, ieejot sistēmā atkārtoti, tas būs atkal savērstā veidā.
Pogas “Skatīt visus” pie sadaļām nodrošina iespēju pāriet uz apakšsadaļām “Veicamie darbi” un “Uzsāktie darbi CFLA”, kur būs pieejams visu lietotājam veicamo darbu saraksts projektā.
Papildus, projekta sākumlapā ir arī pieejama informācija par projektam piešķirto finansējumu un tā izlietojumu, projekta īstenošanas beigu datumu un CFLA atbildīgā projekta vadītāja kontaktinformāciju.
Projekta sākumlapu var atvērt no sadaļas “Projekti” uzklikšķinot uz projekta numura vai no projekta sadaļas “Projekta Ziņojumu dēlis”.
"Projekta Ziņojumu dēļa" struktūra
Sadaļai “Projekta Ziņojumu dēlis” ir vairākas apakšsadaļas par projektā veicamajiem un pabeigtajiem procesiem un darbiem gan finansējuma saņēmēja, gan CFLA pusē.
Sadaļas “Projekta Ziņojumu dēlis” apakšsadaļas:
- Veicamie darbi – informācija par projektā lietotājam veicamajiem darbiem;
- Pabeigtie darbi – informācija par projektā lietotāja pabeigtajiem darbiem;
- Uzsāktie darbi CFLA – informācija par projektā uzsāktajiem procesiem CFLA pusē;
- Pabeigtie darbi CFLA – informācija par projektā pabeigtajiem darbiem CFLA pusē.
Veicamie darbi
Apakšsadaļā “Veicamie darbi” pieejams lietotājam visu veicamo darbu saraksts projektā, kas sakārtoti pēc “Iesniegšanas termiņš” (tuvākais datums sākumā, tālākais beigās).
Veicamos darbus var skatīt visus kopā vai arī filtrēt pēc noteikta procesa.
Pabeigtie darbi
Apakšsadaļā “Pabeigtie darbi” pieejams lietotāja visu pabeigto darbu saraksts, papildus norādot kolonnu “Iesniegšanas datums”, ar norādi kurā datumā darbs ticis iesniegts CFLA. Atlikušo darbu dienu skaits šajā sadaļā tiek nofiksēts un tas vairs nemainās.
Pabeigtos darbus var skatīt visus kopā vai filtrēt pēc noteikta procesa.
Uzsāktie darbi CFLA
Apakšsadaļā “Uzsāktie darbi CFLA” tiek norādīti projektā CFLA pusē uzsākto darbu saraksts.
Uzsāktos darbus CFLA var skatīt visus kopā vai filtrēt pēc noteikta procesa.
Pabeigtie darbi CFLA
Apakšsadaļā “Pabeigtie darbi CFLA” tiek norādīti projektā CFLA pusē pabeigto darbu saraksts.
Pabeigtos darbus CFLA var skatīt visus kopā vai filtrēt pēc noteikta procesa.
Procesu un darbu izveidošanas principi
Gan visu projektu “Ziņojumu dēlī”, gan viena projekta “Ziņojumu dēlī” informācijas atspoguļošanai, kārtošanai ir vienots princips.
“Ziņojumu dēlī” procesu un darbu izveidošana notiek automātiski vai secīgi no kādas iepriekš CFLA projekta vadītāja veiktas darbības.
Piemēram, līgumā/vienošanās ir noteikts, ka Iepirkumu plāns jāiesniedz 10 (desmit) darba dienu laikā pēc līguma noslēgšanas, tad tiklīdz KPVIS būs nomainīts projekta statuss uz “Līgums” un norādīts līguma datums, “Ziņojumu dēlī” parādīsies jauns veicamā darba ieraksts par Iepirkuma plāna sagatavošanu. Iesniedzot Iepirkuma plānu CFLA, darba ieraksts “Ziņojumu dēlī” sadaļā “Veicamie darbi” vairs nebūs pieejams. Tas pāries uz sadaļu “Pabeigtie darbi”.
Ja CFLA projekta vadītājs KPVIS iesniegtam Iepirkuma plānam norādīs statusu “Precizēšanā”, tad “Ziņojumu dēlī” secīgi izveidosies jauns darbs “Iepirkumu plāna precizējumu sagatavošana”.
Iekļautā informācija un tās kārtošana
“Ziņojumu dēlī” informācija atjaunojas uzreiz, tiklīdz tā tiek mainīta projektā un saglabāta.
Zināšanai! Ziņojumu dēlī procesu darbi tiek ielasīti no 07.06.2019. Procesi un darbi, kas uzsākti projektā pirms norādītā datuma, “Ziņojumu dēlī” netiek ielasīti.
Par visiem procesu darbiem “Ziņojumu dēlī” tiek norādīti sekojoši dati: Iesniegšanas termiņš, Projekta numurs, Projekta nosaukums, Apraksts, Detalizācija, Atlikušās darba dienas (dd).
Pēc noklusējuma informācija tiek kārtota pēc kolonnas “Iesniegšanas termiņš” augošā secībā (vecākais datums saraksta augšā, jaunākais apakšā), kas norāda, kad veicamais darbs jāiesniedz CFLA.
“Ziņojumu dēlī” esošo informāciju var kārtot katrā kolonnā augošā un dilstošā secībā uzklikšķinot uz kolonnas nosaukuma. Mainītais informācijas izkārtojums saglabājas vienas sesijas laikā. Pieslēdzoties atkārtoti KPVIS e-videi, “Ziņojumu dēlī” būs atkal noklusētais informācijas izkārtojums.
Visiem ierakstiem ir pievienotas hipersaites, uz kurām uzklikšķinot iespējams nokļūt veicamā darba konkrētajā lapā KPVIS e-vidē.
Kolonnā “Atlikušās dd” tiek norādīts darba dienu skaits, cik palikušas līdz darba iesniegšanas CFLA termiņa beigām. Brīdī, ka izpildes termiņš tiek kavēts, darba dienu skaitītājs uzrāda kavētās dienas ar mīnuss zīmi un iekrāso darbu sarkanā krāsā.
Tiklīdz darbs tiek iesniegts CFLA, tas pazūd no “Veicamie darbi” un pāriet uz “Pabeigtie darbi” un “Uzsāktie darbi CFLA”. Ieraksts par kādu darbu pazūd no Ziņojumu dēļa arī tajos gadījumos, ja uzsāktais process tiek “Atsaukts”, “Anulēts”, vai mainīts tā iesniegšanas datums.
Darbs no “Projekta Ziņojumu dēļa” apakšsadaļas “Uzsāktie procesi CFLA” pazūd tiklīdz tas CFLA pusē ir pilnībā pabeigts un tam norādīts atbilstoši statusi: Līgumam “Līgums”, Līguma grozījumiem “Apstiprināts”, Iepirkumu plāniem “Apstiprināts”, PMPIG “Pieņemts zināšanai”, Maksājumu pieprasījumiem “Samaksāts”, vai arī darbs tiek nodots atpakaļ finansējuma saņēmējam precizēšanai vai izlases dokumentācijas/papildus informācijas sagatavošanai.
| Iesniegšanas termiņš | Projekta numurs | Projekta nosaukums | Apraksts | Detalizācija | Atlikušās dd |
|---|---|---|---|---|---|
| Automātiski aprēķinātais vai CFLA projekta vadītāja norādītais iesniegšanas termiņa datums | Projekta numurs | Projekta nosaukums | Veicamā darba nosaukums | Iepirkuma plāna, PMPIG, MP, Līgumu grozījumu versijas numurs | Darba izpildei atlikušo dd skaits (Aprēķina formula = Iesniegšanas termiņa datums mīnuss tekošās darba dienas datums) |
| 20.06.2019. | 8.5.1.0/16/I/001 | Profesionālo izglītības iestāžu audzēkņu dalība darba vidē balstītās mācībās | MP Izlases dokumentācijas vai MP/Avansa papildus informācijas sagatavošana | Nr. 10(S) | 20 |
“Ziņojumu dēlī” pēc noklusējuma tiek atspoguļoti visu procesu veicamie darbi vienā tabulā, kas sakārtoti pēc kolonnas “Iesniegšanas termiņš” un “Iesniegšanas datums” datuma (vecākais datums tiek norādīts saraksta sākumā). Ierakstus var pārkārtot atbilstoši katrai kolonnai augošā un dilstošā secībā, noklikšķinot uz kolonnas nosaukumu. Pārkārtošanas iestatījumi darbojas tikai vienas sesijas ietvaros. Atkāroti pieslēdzoties KPVIS e-videi “Ziņojumu dēlī” tiks atspoguļota informācija atbilstoši uzstādītajam noklusējuma skatam.
Ziņojumu dēļa “Filtrs”
“Ziņojumu dēlī” pēc noklusējuma tiek rādīti visu procesu darbi, bet iekļautos darbus var atfiltrēt pēc procesiem, izmantojot pieejamo filtru.
Lai iegūtu sākotnējo noklusēto skatu ar visiem darbiem, nepieciešams nospiest pogu “Attīrīt filtru” vai arī izvēlēties tukšo izvēlni filtra lejupkrītošajā izvēlnē un nospiest pogu “Filtrēt”.
Filtrā uzstādītie parametri saglabājas tikai esošajā sesijā. Atkārtotie pieslēdzoties KPVIS e-videi, iepriekš uzstādīti atlases kritēriji Filtrā netiek saglabāti.
Filtrā uzstādītie parametri neattiecas uz sākumlapā iekļauto “Ziņojumu dēļa” kopsavilkumu un Projekta sākumlapā iekļauto “Projekta Ziņojumu dēlis” kopsavilkumu. Tie attiecas tikai uz konkrētajām sadaļām.
“Ziņojumu dēlī” iestrādāts Filtrs, kas nodrošina informācija atlasi pēc viena vai visiem procesiem. Pēc noklusējuma iestrādāts, ka tiek atspoguļoti visos procesos lietotājam veicamie darbi. Noklusējuma uzstādījumus var mainīt, norādot Filtrā interesējošo procesu.
Filtra uzstādījumi darbojas vienas sesijas ietvaros. Ja esošās sesijas ietvaros nepieciešams iegūt noklusēto “Ziņojumu dēļa” skatu, nepieciešams nospiest pogu “Attīrīt filtru”. Atkārtoti pieslēdzoties KPVIS e-videi, pēc noklusējuma tiek atspoguļoti visos procesos veicamie darbi.
Darbu iesniegšanas termiņš
Darbu iesniegšanas termiņus nosaka automātiski atbilstoši procesā veicamajam darbam, vai arī tos manuāli var norādīt CFLA projekta vadītājs.
“Ziņojumu dēlī” darbu iesniegšanas termiņu aprēķinos tiek ņemtas vērā tikai darba dienas. Ja darba diena tiek pārcelta vai tiek noteikta jauna brīvdiena, arī tas tiek ņemts vērā aprēķinot darba izpildes termiņus.
“Ziņojumu dēlī” tiek norādīts kopīgais veicamo/kavēto darbu skaits.
Veicamo darbu iesniegšanas termiņi tiek rēķināti no darbu uzsākšanas otrās darba dienas. Tiklīdz iesniegšanas termiņš tiek pārsniegts, “Ziņojumu dēlī” darba izpildei atlikušās darba dienas tiek norādītas ar mīnuss zīmi un ieraksta krāsa tiek nomainīta no zilas uz sarkanu.
Piemēram, ja līgums/vienošanās tiek noslēgta 03.06.2019., tad Iepirkumu plāna iesniegšanas termiņš CFLA ir 17.06.2019. “Ziņojumu dēlī” 03.06.2019. būs norāde, ka atlikušas 10 darba dienas, bet 17.06.2019. jau būs norāde, ka atlikušas 0 darba dienas līdz Iepirkuma plāna iesniegšanai CFLA. Savukārt 18.06.2019. “Ziņojumu dēlis” jau uzrādīs kavētu vienu darba dienu ar negatīvu zīmi -1.
Pielikums
Procesu un veicamo darbu izpildes termiņi
| Procesi/Darbi | Darba izpildes termiņš | Darba uzsākšana | Darba pabeigšana | Piezīmes |
|---|---|---|---|---|
| IEPIRKUMU PLĀNS | ||||
| Iepirkumu plāna iesniegšana | 10 dd no līguma slēgšanas datuma otrās dd. | Automātiska uzsākšana pēc projekta statusa “Līgums”, līguma datuma norādes. | Iepirkumu priekšmets ir iesniegts CFLA. | Iepirkumu priekšmeta process/darbs tiek kontrolēts, kamēr projekta iepirkumu sarakstā vismaz vienam no iepirkuma priekšmeta ierakstiem ir piešķirts statuss "Iesniegts" |
| Iepirkumu plāna precizējumu iesniegšana | No visiem iepirkumu priekšmetiem statusā "Precizēšanā" tiek norādīts tas precizēšanas termiņš, kurš ir viss agrākais | Secīga uzsākšana pēc
IP statusa “Precizēšanā” norādes CFLA pusē. |
Iepirkuma priekšmets precizējumi iesniegti CFLA. | Iepirkumu priekšmeta process/darbs tiek kontrolēts, kamēr projekta iepirkumu sarakstā vismaz vienam no iepirkuma priekšmeta ierakstiem ir piešķirts statuss "Precizēšanā" |
| PMPIG | ||||
| Pirmā PMPIG iesniegšana | 10 dd no līguma slēgšanas datuma otrās dd | Automātiska uzsākšana pēc projekta statusa “Līgums”, līguma datuma norādes CFLA pusē. | Pirmā PMPIG statusa "Iesniegts" datums. | Šis darbs tiek rādīts tikai par pirmā PMPIG iesniegšanu. |
| MAKSĀJUMU PIEPRASĪJUMI | ||||
| Plānotais MP/Avanss | PMPIG norādītais MP/Avansa iesniegšanas datums. | Automātiska uzsākšana
10 dd pirms PMPIG norādītā MP/Avansa iesniegšanas datuma. |
MP/avanss iesniegts CFLA, vai arī darbs tiek atsaukts vai dzēsts. | Ja tiek aktualizēts iepriekšējais PMPIG, automātiski izmaiņas tiek veiktas arī šī darba uzsākšanās termiņos. |
| MP Izlases dokumentācijas vai MP/Avansa papildus informācijas sagatavošana | 5 dd no izlases dokumentācijas vai papildus informācijas pieprasīšanas datuma otrās dd vai CFLA projekta vadītāja norādītais datums. | Secīga uzsākšana pēc MP statusa “Pieprasīta izlases dokumentācija” vai “Pieprasīta papildus informācija” norādes CFLA pusē. | Izlases dokumentācija, papildus informācija iesniegta CFLA, vai arī darbs tiek atsaukts vai dzēsts. | Darbs izveidojas ikreiz, kad CFLA projektu vadītājs pieprasa papildus informāciju vai dokumentāciju. |
| LĪGUMA GROZĪJUMI | ||||
| Jāiesniedz LG precizējumi | Netiek noteikts. | Secīga uzsākšana pēc LG statusa "Precizēšanā" norādīšanas datuma CFLA pusē. | LG precizējumi iesniegti CFLA, vai arī darbs tiek atsaukts vai dzēsts. | Darbs izveidojas ikreiz, kad CFLA projektu vadītājs pieprasa precizējumus. |
| PROJEKTA IESNIEGUMA PRECIZĒŠANA | ||||
| Jāiesniedz PI precizējumi | Projektam norādītais "Nosacījuma izpildes datums" | Statusa "Apstiprināts ar nosacījumu", "Apstiprināts ar nosacījumu 2" norādīšanas datuma CFLA pusē. | PI precizējumi iesniegti CFLA, vai arī darbs tiek atsaukts vai dzēsts. | Darbs izveidojas ikreiz, kad CFLA projektu vadītājs pieprasa precizējumus. |
| Jāiesniedz tehniskie precizējumi | n/a | Līguma sākotnējās versijas statusa "Nosūtīti FS tehniskie precizējumi" norādīšanas datuma CFLA pusē. | Līguma sākotnējās versijas statusa "Iesniegti FS tehniskie precizējumi" datums vai projekta pieteikuma statusa maiņa uz jebkuru citu statusu vai arī statuss "Apstiprināts" tiek dzēsts. | N/a |